Alles über deine Kundin auf einen Blick

01 Kundinnen-Akte

Gesundheitsdaten gehören besonders geschützt

Allergien, Unverträglichkeiten und Hinweise wie Schwangerschaft, Medikamente oder Kontaktlinsen sind keine gewöhnlichen Kontaktdaten, sondern eine besonders geschützte Kategorie nach Artikel 9 DSGVO. Dafür hat die Akte einen eigenen Bereich „Gesundheit & Allergien“ – inklusive Patch-Test mit Datum, Produkt und Ergebnis. Beautymation behandelt diese Angaben entsprechend:

• Die Angaben werden zusätzlich auf Spaltenebene verschlüsselt gespeichert.
• Gespeichert wird nur mit Einwilligung deiner Kundin – dokumentiert mit Zeitpunkt, wer sie erfasst hat, und der Fassung des Einwilligungstextes. Widerruft sie, werden die Angaben sofort gelöscht.
• Jedes Ansehen, Ändern und Exportieren wird protokolliert – wer, wann, was, ohne Inhalte. Als Inhaberin siehst du das Protokoll für jede Kundin.
• Nur Mitarbeiterinnen mit Zugriff auf den Bereich Kundinnen sehen die Angaben. Im Kalender erscheint lediglich der Hinweis „Allergie hinterlegt“.

02 Kundinnen-Akte

Fotos, die dir und deiner Kundin etwas bringen

Lade Vorher- und Nachher-Bilder per Drag-and-Drop in die Akte (JPG, PNG oder WebP). Für dich sind sie Behandlungsdokumentation, für das Beratungsgespräch ein Argument: Ein Vorher-Nachher-Paar legst du mit einem Schieberegler direkt übereinander. Wichtig: Die Einwilligung zur Dokumentation ist nicht automatisch eine Einwilligung zur Veröffentlichung – beides wird getrennt erfasst.

• Ohne Einwilligung zur Dokumentation lassen sich keine Fotos hochladen. Jede Einwilligung wird mit Zeitpunkt, wer sie erfasst hat, und der Fassung des Textes gespeichert.
• Als „Veröffentlichung erlaubt“ markierst du einzelne Fotos erst, wenn auch die Einwilligung zur Veröffentlichung vorliegt. Widerruft deine Kundin sie, entfällt die Markierung bei allen Fotos; widerruft sie die Dokumentation, werden die Fotos gelöscht.
• Die Fotos sind nicht öffentlich abrufbar – nur angemeldete Mitarbeiterinnen mit Zugriff auf den Bereich Kundinnen sehen sie. Standort- und Kameradaten werden beim Hochladen entfernt.
• Wird eine Kundin anonymisiert, werden ihre Fotos mitgelöscht.

03 Kundinnen-Akte

Auskunft und Löschung ohne Aktenordner

Fragt eine Kundin, welche Daten du über sie gespeichert hast, klickst du in ihrer Akte auf „Auskunft“ und bekommst alles als Datei – als PDF zum Weitergeben oder als JSON: Stammdaten, Notizen, Gesundheitsdaten, Einwilligungen, Termine, Bewertungen, Zahlungen und Rechnungsdaten. Verlangt sie Löschung, anonymisiert Beautymation ihre personenbezogenen Daten samt Gesundheitsdaten und Einwilligungen und behält nur, was steuerlich aufbewahrt werden muss: Rechnungen und Buchungsbelege bleiben für die zehnjährige Aufbewahrungspflicht unverändert bestehen.